Как сформировать электронную трудовую книжку в 1С

Перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году просто. Создаем уведомления, принимаем заявления, формируем электронные книжки и отчетность в ПФР. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо создать уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись и принять от них заявления о способе ведения его трудовой до конца 2020 год. Рассмотрим как можно это сделать.

Создадим уведомление о переходе организации на электронные трудовые. Шапку документа оформите стандартно, как обычно делаете для вашей организации. Текст для уведомления о переходе на электронные трудовые может быть примерно таким:

Уведомление об оформлении
электронных трудовых книжек

1. Настоящим оповещаем, что с 01.01.2020 сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде (хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ).

2. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволит работнику получать доступ к содержащимся в ней сведениям не только путем обращения за ними к работодателю, но и путем направления запроса:

• в отделение Пенсионного фонда РФ;
• в Многофункциональный центр.

3. Сведения о трудовой деятельности также будут доступны в личном кабинете работника:

• на сайте Пенсионного фонда РФ;
• на портале Госуслуг.

4. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности, от ее ведения Вы можете отказаться. Решение об оформлении трудовой книжки исключительно в электронном виде является добровольным и принимается работником самостоятельно по собственному усмотрению.

5. Работнику, который согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

6. Работнику, который не согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе).

7. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, его трудовая книжка будет вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть на бумажном носителе).

8. Право на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохранится за работником и при смене места работы. Перейти на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде можно и после указанной даты путем подачи работодателю соответствующего заявления.

И прикрепить к этому документу лист ознакомления, где сотрудники ставят подпись и дату.

После этого необходимо принять от каждого сотрудника заявление о том хочет ли он чтобы его трудовая стала полностью «электронной» или он желает продолжить ведение трудовой в бумажном формате, при этом вам всё равно будет необходимо дублировать ведение в электронном виде.

Покажем как напечатать заявление от сотрудников двух видов — бумажном и электронном:

заявление сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Внутри заявления нужно выбрать его вид:

вид заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

В зависимости от выбранного способа: в бумажном или электронном виде — формируются соответствующие печатные формы заявлений:

печатная форма заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Электронная трудовая книжка ведется с даты приема этого заявления. Не забудьте выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, в ней нужно сделать запись в свободной форме, она может быть примерно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

печатная форма заявления от сотрудника в 1С в случае ведения бумажной трудовой книжки

При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя всё равно обязанность по ведению электронных книжек не пропадает. Так что вести её нужно параллельно с бумажной.

Переходим к непосредственному созданию электронных трудовых.

Перед формированием электронной трудовой книжки в 1С нужно не забыть проставить галочки в кадровых документах, об этом можно прочитать в инструкции про СЗВ-ТД здесь. Когда у вас уже всё готово и настроено, то можно перейти к процессу создания новой электронной трудовой для сотрудника.

Открываем в меню программы «Электронные трудовые книжки», нажимаем создать, выбираем «СТД-Р»:

создать электронную трудовую книжку в 1С

В форме «СТД-Р» программа автоматически заполнит данные по сотруднику:

форма СТД Р электронная трудовая книжка в 1С

Выводим печатную форму электронной трудовой книжки и получаем:

печатная форма электронной трудовой книжки в 1С

Её можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при необходимости.

Про электронную отчетность в ПФР по новым трудовым читайте в статье про СЗВ-ТД.