Выставление УПД плательщиком НДС при самовывозе товаров

Организация ООО «Ромашка» (продавец), являющаяся плательщиком НДС, заключила с ООО «Роза» (покупатель) договор на поставку товаров стоимостью 1550 руб. (без НДС). Представитель покупателя (менеджер по закупкам) получает товары на складе продавца по доверенности и далее вывозит его собственными силами (самовывоз). Для оформления операции реализации и для выставления счета-фактуры продавец по согласованию с покупателем применяет универсальный передаточный документ (УПД).

Согласно условиями примера покажем порядок отражения продавцом следующих операций:

Отгрузка товаров

Регистрация операции отгрузки (реализации) товаров покупателю в программе производится с помощью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Товары (накладная, УПД)» (раздел Продажи — подраздел Продажи).

При заполнении документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» нужно указать:

в поле «от» — дату отгрузки товаров (будет соответствовать дате отражения операции в учетной системе);

— в поле «Контрагент» — наименование покупателя товаров;

— в поле «Договор» — номер договора поставки;

— в поле «Счет на оплату» — сведения о номере и дате счета (если он выставлялся);

— в строке «Расчеты», нажав гиперссылку, можно изменить счета расчетов с контрагентами и правила зачета аванса, которые, как правило, заполняются автоматически.

По гиперссылке Подписи документа учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции для автоматического заполнения соответствующих строк УПД (рис. ниже)

— в поле «Представитель» — сведения о представителе покупателя, уполномоченном на получение товаров (если такая информация была предварительно получена) для заполнения строки [15] УПД;

— в поле «Доверенность №» и «от» — сведения о выданной представителю покупателя доверенности (если такая информация была предварительно получена) для заполнения строки [8] УПД ;

— в поле «Кто выдал» — наименование организации-получателя товаров для заполнения строки [8] УПД;

— в поле «Отпуск произвел» — сведения о лице, производившем отпуск товаров, для заполнения строки [10] УПД;

— в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), для заполнения строки [13] УПД.

По гиперссылке Доставка документа учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» можно открыть дополнительное окно для указания(рис. ниже):

— уточняющей информации о транспортировке груза (если указание таких сведений предусмотрено сторонами сделки и (или) целесообразно исходя из условий договора) для заполнения строки [9] УПД;

— сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и т.п.) для заполнения строки [12] УПД .

При заполнении дополнительных сведений о доставке следует учитывать, что поля «Груз», «Водитель» и «Автомобиль» заполняются при установленном флажке для значения «Перевозка автотранспортом» и используются в том случае, когда доставка товара осуществляется силами самого продавца.

При доставке товаров силами привлеченной транспортной компании следует указать ее наименование в поле «Другой» и заполнить в строке «Сведения о транспортировке (для УПД)» номер и дату транспортной накладной перевозчика, а также, при необходимости, вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д.

В случае, когда покупатель сам забирает товары со склада продавца, можно, при необходимости, указать в строке «Сопроводительные документы» сведения об имеющемся сертификате, а в строке «Сведения о транспортировке (для УПД)» — вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. (рис. ниже)

Если оформление передачи товаров покупателю и выставление счета-фактуры производится с помощью универсального передаточного документа (УПД), то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. ниже) в положение УПД, после чего автоматически создается документ «Счет-фактура выданный».

Перейти в новый документ «Счет-фактура выданный» можно из списка связанных документов, открываемого по кнопке  .

В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» (рис. ниже) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»:

— в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;

— в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);

— в строке «Сумма:» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета («из них в по комиссии:») равны нулю, так как с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

— в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии);

— в поле «Выставлен (передан контрагенту)» будет проставлена дата регистрации документа «Реализация (акт, накладная)», которую при необходимости следует заменить на дату фактического выставления счета-фактуры. Если с продавцом заключено соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме, то в поле будет проставлена дата отправки файла электронного счета-фактуры оператором ЭДО, указанная в его подтверждении;

— переключатель «Составлен» будет стоять на значении «На бумажном носителе», если с продавцом отсутствует действующее соглашение об обмене счетами-фактурами в электронной форме. Если соглашение есть, то переключатель будет стоять в положении «В электронном виде».

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» по команде Печать.

Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный» по команде Печать.

В сформированном Универсальном передаточном документе (УПД) будут автоматически заполнены:

все показатели счета-фактуры в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137;

— в левом верхнем углу в поле Статус — значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;

— в графе А № п/п табличной части — номера позиций по порядку;

— в графе Б Код товара/работ, услуг табличной части — соответствующие сведения из справочника номенклатуры (раздел Справочники — подраздел Номенклатура);

— в строке Основание передачи (сдачи)/получения (приемки) [8] — сведения о договоре, указанные в документе «Реализация (акт, накладная, УПД)». Если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет заблаговременно внесена информация о том, на основании какого документа производится приемка товаров покупателем, то эти данные также автоматически будут перенесены в УПД;

— в строке Данные о транспортировке и грузе [9] — данные о грузе, например, вид упаковки, если такая информация будет внесена в дополнительные сведения о доставке;

— в строке Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал [10] — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;

— в строке Дата отгрузки, передачи (сдачи) [11] — дата, соответствующая дате документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»;

в строке Иные сведения об отгрузке, передаче [12] — данные о сертификате (декларации) соответствия, если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;

— в строке Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни [13] — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление (для УПД)» не будет заполнено, то в этой строке будет по умолчанию указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счета-фактуры от имени руководителя;

— в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера/ агента) [14] — сведения о продавце;

— в строке Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял [15] — фамилия и инициалы лица, которое принимало товар, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;

— в строке Наименование экономического субъекта — составителя документа [19] — сведения о покупателе.

Отразить в печатной форме документа недостающую информацию или внести необходимые исправления можно из режима редактирования, включение или отключение которого производится по кнопке  .

Кроме того, из режима просмотра и редактирования печатной формы документа можно:

внести в форму при необходимости дополнительные поля (строки), открыв макет для редактирования по команде Изменить макет из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще;

— сохранить УПД в соответствующей папке в выбранном формате с помощью кнопки   или команды Сохранить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще;

— направить УПД по электронной почте с помощью кнопки   или по команде Отправить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще.

При подписании продавцом УПД необходимо учитывать следующие разъяснения, приведенные в Приложении № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

— если лицом, совершившим отгрузку (строка [10]), является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи;

— если лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни (строка [13]), является лицо, совершившее отгрузку (строка [10]), то при наличии подписи в строке [10] — в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если таким лицом (строка [13]) является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления факта хозяйственной жизни отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.

Правая сторона УПД заполняется покупателем при приемке товара.