Сегодня рассматриваем автоматизацию бизнеса по продаже и сервисному ремонту телефонов. Представим, что организация продает смартфоны, принимает их на гарантийный и в платный ремонт. Работы могут выполняться самостоятельно или передаваться в сторонний сервисный центр. В компании работают два мастера, у которых сдельная оплата за ремонт — 30% от его стоимости. Другие особенности бизнеса будут описаны непосредственно в инструкции.
Изучив данную инструкцию вы в общих чертах поймете что же это такое УНФ? А еще сможет попробовать самостоятельно настроить программу под свой вид бизнеса, а если будут вопросы, то будете знать, кому позвонить или написать.
Предварительные настройки УНФ
В разделе «Реквизиты организации» из меню «Компания» заполняем все данные по организации.
В случае если у вас действующий бизнес, то нужно ввести начальные остатки. Открывается инструмент из меню «Компания» — «Ввод начальных остатков»
Компания занимается продажей и ремонтом телефонов, для раздельного анализа эффективности этих двух видов деятельности в настройках программы включаем возможность использовать направления и создаем соответствующие направления деятельности:
Для учёта и начисления заработной платы включаем блок «Управление персоналом, начисление зарплаты»
Для реализации телефонов в розницу, печати ценников, а также приемки телефонов в ремонт устанавливаем соответствующие пункты в разделе настроек «Продажи»
Для реализации товаров в розницу добавляем кассу
Для учёта телефонов по серийным номерам (или IMEI) и учёта гарантии включаем нужную функцию в разделе «Закупки»
В разделе «Работы» указываем, что будем принимать и учитывать ремонт товаров, в нашем случае телефонов
Создание и учет цен в долларах
Представим, что в нашей компании цены телефонов привязаны к курсу доллара.
Включаем в настройках «Несколько валют» и добавляем валюту USD
Курсы валют можно каждое утро вводить вручную, а можно настроить их автоматическую загрузку.
Для учёта позиций телефонов в долларах, создаем «Вид цен» с наименованием «Доллар»
При добавлении товара выбираем этот вид цены и указываем стоимость в USD
Свои условия в гарантийном талоне УНФ
В карточке товара телефона указываем срок гарантии и ставим галку «Выписывать гарантийный талон»
При поступлении телефонов оформляя приходную накладную заполняем в том числе и серийные номера
Часто бывает так, что нужно дополнить или изменить текст с гарантийными условиями для всех или определенных товаров. Как это сделать в УНФ? Для изменения стандартных гарантийных условий используем «Дополнительные условия».
Список условий открывается через меню «Компания», «Все справочники», раздел «Контрагенты».
Для создания собственного талона о приеме в ремонт создаем здесь же дополнительное условие с нужным текстом
В «1С:Управлении нашей фирмой» можно оформить реализацию товара несколькими способами. Покажу два основных — с помощью поступления в кассу с расходной накладной и с помощью Рабочего места кассира (РМК). Вы можете выбрать тот, который вам больше понравится.
Процесс продажи телефона с помощью Расходной накладной и поступления в кассу
Откроем список товаров в разделе «Номенклатура» и указав нужный товар, через кнопку «Продать» выберем «Расходная накладная»
В расходной накладной указываем данные о покупателе, серийный номер телефона из подбора
Затем нажимаем «Провести» — печатаем, и на основании этого документа создаем и проводим документ «Поступление в кассу»
Проводим расчёт с покупателем. Проверяем документ и нажимаем «Провести и закрыть». Оплата прошла.
Можно напечатать товарный чек.
После этого можно напечатать гарантийный талон.
Можно выбрать какие условия гарантии напечатать для данного товара из тех, что мы создали при настройке.
Для этого на вкладке «Дополнительно» в нашей расходной накладной указываем нужный вариант гарантийных обязательств.
По кнопке печать выводим гарантийный талон на печать
Получаем готовый документ с нужными условиями
Напечатанные накладные и гарантийные талоны подписываем и передаем покупателю.
Процесс продажи телефона с помощью «Рабочего места кассира»
Открываем рабочее место кассира из меню «Продажи». В настройках кассы указываем что цена продажи в долларах. Тогда будет производиться автоматическая подстановка и пересчет цены за товары в рубли.
В рабочем месте кассира с помощью подбора или ввода названия добавляем нужный товар и указываем серийный номер
Далее нажимаем «Принять оплату» и в открывшемся окне указать сумму наличными или выбираем вкладку «Безналичная оплата» и затем жмем «Пробить чек»
Чтобы напечатать документы по продаже необходимо открыть чек из журнала кассира в правой части экрана
Для стандартной печати нажимаем значок печати и последовательно выбираем «Товарный чек» и «Гарантийный талон»
Если необходимо изменить условия гарантии, то на вкладке дополнительно в реквизитах печати выбираем нужные условия. Важно: чтобы изменить гарантийные условия нужно сначала отменить пробитие, а после того как сохраните нужную гарантию вновь «Провести пробитие». Или можно сначала печатать гарантию из чека, а потом уже делать «пробитие».
После печати и подписания товарного чека, гарантийного талона передаем по одному экземпляру покупателю вместе с товаром.
Процесс приемки и передачи телефона в ремонт
Прием товаров в ремонт в программе УНФ осуществляется с помощью соответствующего документа «Прием и передача в ремонт» и открывается из раздела меню «Работы».
Рассмотрим несколько вариантов работы с помощью этого инструмента программы.
Гарантийный (бесплатный) ремонт в стороннем сервисном центре
В документе заполняем данные о покупателе, модели телефона и его серийном номере IMEI. Ставим галочку о наличии гарантии. Программа 1С:УНФ автоматически ведет учёт по срокам гарантийных обязательств и показывает дату окончания гарантии — это удобно!
Здесь же указываем комплектацию телефона, есть ли повреждения, и описываем неисправность:
На вкладке «Выполнение ремонта» выбираем в зависимости от неисправности где будем производить гарантийный ремонт телефона: выбираем сейчас вариант «Сторонний сервисный центр»
Для печати квитанции на вкладке дополнительно выбираем нужный реквизит
После того как телефон принят в гарантийный ремонт делаем отметку о передаче в сторонний сервисный центр
При поступлении телефона из сервисного центра снова открываем этот документ и делаем отметку о принятии товара и результатах ремонта
После этого сообщаем клиенту о том, что аппарат можно забирать, и как только он приходит выдаем ему телефон и делаем отметку об этом в нашем документе
Выбираем в пункте «Печать» «Акт возврата» и подписываем его с клиентом
Ремонт телефона в своей мастерской по гарантии (бесплатно)
Оформляем следующий документ по ремонту. Заполняем данные на первой вкладке «Прием в ремонт»
После того как указали все основные свойства на вкладке прием в ремонт переходим на вкладку выполнение ремонта и выбираем «Наша мастерская»
После этого проверяем реквизиты печати на вкладке «Дополнительно»
И выводим на печать свой «Талон приемки»
После того как ремонт выполнен делаем отметку в документе и выдаем телефон клиенту
Не забываем что нужно подписать «Акт возврата из ремонта». Вот и всё.
Процесс приемки и передачи в платный ремонт своими силами
Предварительно создадим в программе номенклатуры с видами предоставляемых работ, укажем название, стоимость, направление деятельности — «Ремонт и обслуживание телефонов»
Для учёта и начисления процентной части мастеру по ремонту необходимо завести в программе сотрудника, принять его на работу и назначить ему вид оклада «Сдельная оплата (% от суммы)»
Создать и принять на работу сотрудника можно из меню «Зарплата» — «Кадровый учёт» — «Сотрудники».
Необходимо заполнить данные сотрудника в разделе «Работа» принять на работу, указать дату и должность (создаются в справочнике «Должности» из раздела «Зарплата»)
Оклад назначается при приеме на работу или документом «Кадровое перемещение»
Теперь можем перейти непосредственно к оформлению приема телефона в ремонт с предоставлением наших платных услуг.
Для этого открываем уже знакомый документ «Прием и передача в ремонт», заполняем данные о клиенте и телефоне. Стоимость ремонта указываем в нижнем правом углу
Выбираем вариант ремонта — «Наша мастерская» выставляем отметку о принятии телефона и указываем дату
Далее оформить талон приемки и поступление денег в кассу прямо на основании этого документа. Это быстрый способ оформления подойдет для мелкого ремонта.
Если хотите оформить ремонт полностью с актами и заказ-нарядом, то на вкладке выполнение ремонта указываем «Наша мастерская, Заказ-наряд и Акт», здесь же создаем «Заказ-наряд»
Открываем заказ наряд, оставляем статус в работе, указываем старт финиш,
заполняем вкладку «Работы»
Если например продаем клиенту батарею или другой товар, необходимый для ремонта, то его можно указать здесь же на вкладке товары, я пока что оставляю её пустой.
Чтобы начислить заработную плату мастеру нужно на вкладке «Зарплата» в нижней части указать нужного мастера, нажать «Записать» и сумма премии будет автоматически рассчитана и начислена.
Если у вас нет вкладки Зарплата, то её нужно добавить. Выбираем справа «Ещё» и в списке находим «Шапка, табличная часть»
В окне отмечаем «Использовать зарплату исполнителей» и нажимаем «Запомнить выбор»
На основании нашего заказ-наряда создаем поступление в кассу и принимаем оплату от покупателя, если это работа с предоплатой.
Не забываем распечатать и выдать клиенту «Талон о приемке» на телефон
После того как работа будет выполнена в Заказ-наряде отмечаем состояние «Завершен»
А в документе о приеме в ремонт указываем, что ремонт выполнен, ставим даты, проводим документ.
Печатаем и выдаем клиенту Акт, Накладную (если продавали товар), и подписываем «Акт возврата из ремонта», так же как делали это и с бесплатным ремонтом.
Проверка начисления зарплаты мастеру за ремонт
После того как все документы оформлены, клиент с рабочим телефоном ушел довольный
можем проверить начисление зарплаты мастеру. Для этого нужно создать «Платежную ведомость» в разделе «Зарплата», выбрать месяц, и нажать «Заполнить по остаткам»
В табличной части увидим сумму к выплате по каждому сотруднику
При этом начисления по всем заказ-нарядам за месяц суммируются по сотруднику. На основании ведомости можем создать «Расход из кассы» и оформить выплату мастерам.
Проверить данные перед выплатой можно по отчету «Начисления и удержания»
Если мастерам нужно начислить еще и оклад, то необходимо оформить ему ставку с данным видом начисления.
Процесс приема в платный ремонт в стороннем сервисном центре
Перейдем к заключительному варианту ремонта, когда телефон принимаем на платный ремонт и отправляем его в сторонний сервисный центр.
Чтобы учесть перемещения телефонов от покупателя к нам и от нас в сервисный центр — оформим тот же документ Прием и передача в ремонт в сторонний СЦ, как мы делали уже ранее.
Однако здесь есть нюанс. Программа позволит нам или учитывать сумму платного ремонта сразу в документе ремонта, но тогда расходы по каждому ремонту не сможем проанализировать, либо можно учитывать в документе ремонта только приём и передачу, а сумму перенести в отдельный «Заказ покупателя» на основании которого потом будет создана «Приходная накладная» от стороннего сервис центра. Но в любом варианте рекомендую создать отдельное направление по ремонту в стороннем сервисном центре, так будет более логично.
Покажу на скриншотах ниже оформление с суммой ремонта в самом документе.
Не забываем указать новое направление деятельности
Проходим все этапы ремонта, оформляем документы с покупателем и проводим документ.
А со сторонним СЦ расчёты проведем по приходному ордеру и полученному от них счёту. В услугах тоже выбрать нужное направление деятельности
Отчеты и аналитика
Теперь можно сформировать «Отчет о доходах и расходах» по направлениям деятельности
Видим какие результаты получили за указанные период. Еще раз напоминаю, что для получения отчёта по каждому ремонту необходимо будет в самом документе о приеме сумму не указывать, а все расчёты делать по отдельному заказу покупателя и приходной накладной на его основании для учета расходов с поставщиком.
Для анализа данных по движению телефонов в ремонте можно использовать отчёт «Движение запасов в ремонте»
Текущие работы по ремонту можно быстро отслеживать в списке документов «Прием и передача в ремонт», используя фильтры справа
В УНФ есть большое количество отчетов о продажах, остатках, доходах и расходах. Сегодня не будем останавливаться на них, так как материал получился немалым. Надеюсь, что с отчётами вы справитесь, раз справились с изучением этой инструкции.
Да, и конечно для руководителей всегда рекомендую настроить внешний вид стартового окна программы — вывести современный монитор руководителя. Например, он может быть вот таким — с разбивкой по неделям
Итак: мы с вами рассмотрели в общих чертах настройку программы «1С:Управление нашей фирмы» для автоматизации продаж и ремонта телефонов. Обязательно попробуйте настроить самостоятельно эти бизнес-процессы или, если будут вопросы обращайтесь к специалистам нашей компании.
Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.
Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики «1С:Управление нашей фирмой»
Читайте и другие наши статьи про УНФ, повышайте доход от автоматизации своего бизнеса.
Супер! Спасибо Вам!
Пожалуйста.
Огромное спасибо, Анатолий!