Автоматизация бизнеса, Инструкции 1С

Автоматизация бизнеса “Продажа и ремонт телефонов” с помощью “1С:Управление нашей фирмой”

Сегодня рассматриваем автоматизацию бизнеса по продаже и сервисному ремонту телефонов. Представим, что организация продает смартфоны, принимает их на гарантийный и в платный ремонт. Работы могут выполняться самостоятельно или передаваться в сторонний сервисный центр. В компании работают два мастера, у которых сдельная оплата за ремонт — 30% от его стоимости. Другие особенности бизнеса будут описаны непосредственно в инструкции.

Изучив данную инструкцию вы в общих чертах поймете что же это такое УНФ? А еще сможет попробовать самостоятельно настроить программу под свой вид бизнеса, а если будут вопросы, то будете знать, кому позвонить или написать.

 

Предварительные настройки УНФ

В разделе “Реквизиты организации” из меню “Компания” заполняем все данные по организации.

1с унф - реквизиты организации

В случае если у вас действующий бизнес, то нужно ввести начальные остатки. Открывается инструмент из меню “Компания” – “Ввод начальных остатков”

1с унф - ввод начальных остатков в меню Компания

Компания занимается продажей и ремонтом телефонов, для раздельного анализа эффективности этих двух видов деятельности в настройках программы включаем возможность использовать направления и создаем соответствующие направления деятельности:

1с унф - включить направления деятельности

1с унф - создаем направления деятельности

Для учёта и начисления заработной платы включаем блок “Управление персоналом, начисление зарплаты”

1с унф - включить начисление зарплаты

Для реализации телефонов в розницу, печати ценников, а также приемки телефонов в ремонт устанавливаем соответствующие пункты в разделе настроек “Продажи”

1с унф - настройки продажи

Для реализации товаров в розницу добавляем кассу

1с унф - создание кассы

Для учёта телефонов по серийным номерам (или IMEI) и учёта гарантии включаем нужную функцию в разделе “Закупки”

1с унф - раздел закупки включаем серийные номера

В разделе “Работы” указываем, что будем принимать и учитывать ремонт товаров, в нашем случае телефонов

1с унф - раздел работы включаем прием и передача в ремонт

 

Создание и учет цен в долларах

Представим, что в нашей компании цены телефонов привязаны к курсу доллара.

Включаем в настройках “Несколько валют” и добавляем валюту USD

1с унф - раздел деньги включаем несколько валют

1с унф - создание валюты USD

Курсы валют можно каждое утро вводить вручную, а можно настроить их автоматическую загрузку.

Для учёта позиций телефонов в долларах, создаем “Вид цен” с наименованием “Доллар”

1с унф - создаем свой вид цен

При добавлении товара выбираем этот вид цены и указываем стоимость в USD

1с унф - выбор вида цен в номенклатурной позиции

 

Свои условия в гарантийном талоне УНФ

В карточке товара телефона указываем срок гарантии и ставим галку “Выписывать гарантийный талон”

1с унф - указать гарантийный срок и выписывать гарантийный талон

При поступлении телефонов оформляя приходную накладную заполняем в том числе и серийные номера

1с унф - добавление серийных номеров при поступлении товара

Часто бывает так, что нужно дополнить или изменить текст с гарантийными условиями для всех или определенных товаров. Как это сделать в УНФ? Для изменения стандартных гарантийных условий используем “Дополнительные условия”.
Список условий открывается через меню “Компания”, “Все справочники”, раздел “Контрагенты”.

1с унф - создаем свои гарантийные условия

Для создания собственного талона о приеме в ремонт создаем здесь же дополнительное условие с нужным текстом

1с унф - создание дополнительных условий для талона приемки в ремонт

 

В “1С:Управлении нашей фирмой” можно оформить реализацию товара несколькими способами. Покажу два основных — с помощью поступления в кассу с расходной накладной и с помощью Рабочего места кассира (РМК). Вы можете выбрать тот, который вам больше понравится.

Процесс продажи телефона с помощью Расходной накладной и поступления в кассу

Откроем список товаров в разделе “Номенклатура” и указав нужный товар, через кнопку “Продать” выберем “Расходная накладная”

1с унф - создание расходной накладной из номенклатуры

В расходной накладной указываем данные о покупателе, серийный номер телефона из подбора

1с унф - указать серийные номера в расходной накладной

Затем нажимаем “Провести” – печатаем, и на основании этого документа создаем и проводим документ “Поступление в кассу”

1с унф - создаем поступление в кассу из расходной накладной

Проводим расчёт с покупателем. Проверяем документ и нажимаем “Провести и закрыть”. Оплата прошла.

1с унф - поступление в кассу

Можно напечатать товарный чек.

1с унф - печать товарного чека из накладной

1с унф - товарный чек

После этого можно напечатать гарантийный талон.

Можно выбрать какие условия гарантии напечатать для данного товара из тех, что мы создали при настройке.

Для этого на вкладке “Дополнительно” в нашей расходной накладной указываем нужный вариант гарантийных обязательств.

1с унф - выбираем свои гарантийные условия в реквизитах печати

По кнопке печать выводим гарантийный талон на печать

1с унф - выводим на печать гарантийный талон

Получаем готовый документ с нужными условиями

1с унф - гарантийный талон со своими условиями

Напечатанные накладные и гарантийные талоны подписываем и передаем покупателю.

Процесс продажи телефона с помощью “Рабочего места кассира”

Открываем рабочее место кассира из меню “Продажи”. В настройках кассы указываем что цена продажи в долларах. Тогда будет производиться автоматическая подстановка и пересчет цены за товары в рубли.

1с унф - настройки ККМ в РМК

В рабочем месте кассира с помощью подбора или ввода названия добавляем нужный товар и указываем серийный номер

1с унф - добавление серийных номеров в РМК

Далее нажимаем “Принять оплату” и в открывшемся окне указать сумму наличными или выбираем вкладку “Безналичная оплата” и затем жмем “Пробить чек”

1с унф - принимаем оплату в РМК

Чтобы напечатать документы по продаже необходимо открыть чек из журнала кассира в правой части экрана

1с унф - чек в журнале кассира

Для стандартной печати нажимаем значок печати и последовательно выбираем “Товарный чек” и “Гарантийный талон”

1с унф - печать гарантийный талон из чека

Если необходимо изменить условия гарантии, то на вкладке дополнительно в реквизитах печати выбираем нужные условия. Важно: чтобы изменить гарантийные условия нужно сначала отменить пробитие, а после того как сохраните нужную гарантию вновь “Провести пробитие”. Или можно сначала печатать гарантию из чека, а потом уже делать “пробитие”.

1с унф - реквизиты печати в чеке ККМ

После печати и подписания товарного чека, гарантийного талона передаем по одному экземпляру покупателю вместе с товаром.

 

Процесс приемки и передачи телефона в ремонт

Прием товаров в ремонт в программе УНФ осуществляется с помощью соответствующего документа “Прием и передача в ремонт” и открывается из раздела меню “Работы”.

Рассмотрим несколько вариантов работы с помощью этого инструмента программы.

 

Гарантийный (бесплатный) ремонт в стороннем сервисном центре

В документе заполняем данные о покупателе, модели телефона и его серийном номере IMEI. Ставим галочку о наличии гарантии. Программа 1С:УНФ автоматически ведет учёт по срокам гарантийных обязательств и показывает дату окончания гарантии – это удобно!

Здесь же указываем комплектацию телефона, есть ли повреждения, и описываем неисправность:

1с унф - прием и передача в ремонт

На вкладке “Выполнение ремонта” выбираем в зависимости от неисправности где будем производить гарантийный ремонт телефона: выбираем сейчас вариант “Сторонний сервисный центр”

1с унф - прием и передача в ремонт вкладка выполнение ремонта

Для печати квитанции на вкладке дополнительно выбираем нужный реквизит

1с унф - реквизиты печати в документе прием и передача в ремонт

1с унф - печать талона о приеме в ремонт

1с унф - талон приемки в ремонт

После того как телефон принят в гарантийный ремонт делаем отметку о передаче в сторонний сервисный центр

1с унф - отметка о передаче в сервисный центр

При поступлении телефона из сервисного центра снова открываем этот документ и делаем отметку о принятии товара и результатах ремонта

1с унф - отметка о принятии товара из сервисного центра

После этого сообщаем клиенту о том, что аппарат можно забирать, и как только он приходит выдаем ему телефон и делаем отметку об этом в нашем документе

1с унф - отметка о выдаче товара после ремонта

Выбираем в пункте “Печать” “Акт возврата” и подписываем его с клиентом

1с унф - печать акта возврата из ремонта

1с унф - акт возврата из ремонта

 

Ремонт телефона в своей мастерской по гарантии (бесплатно)

Оформляем следующий документ по ремонту. Заполняем данные на первой вкладке “Прием в ремонт”

1с унф - прием товара в ремонт

После того как указали все основные свойства на вкладке прием в ремонт переходим на вкладку выполнение ремонта и выбираем “Наша мастерская”

1с унф - выполнение ремонта - наша мастерская

После этого проверяем реквизиты печати на вкладке “Дополнительно”

1с унф - дополнительные реквизиты печати при приеме в ремонт

И выводим на печать свой “Талон приемки”

1с унф - талон приемки на печать

После того как ремонт выполнен делаем отметку в документе и выдаем телефон клиенту

1с унф - отметка о завершении ремонта

Не забываем что нужно подписать “Акт возврата из ремонта”. Вот и всё.

1с унф - печать акта возврата из ремонта

 

Процесс приемки и передачи в платный ремонт своими силами

Предварительно создадим в программе номенклатуры с видами предоставляемых работ, укажем название, стоимость, направление деятельности – “Ремонт и обслуживание телефонов”

1с унф создаем номенклатуру с услугой

1с унф - услуга в номенклатуре

Для учёта и начисления процентной части мастеру по ремонту необходимо завести в программе сотрудника, принять его на работу и назначить ему вид оклада “Сдельная оплата (% от суммы)”
Создать и принять на работу сотрудника можно из меню “Зарплата” – “Кадровый учёт” – “Сотрудники”.

Необходимо заполнить данные сотрудника в разделе “Работа” принять на работу, указать дату и должность (создаются в справочнике “Должности” из раздела “Зарплата”)

1с унф - создание сотрудника

Оклад назначается при приеме на работу или документом “Кадровое перемещение”

1с унф - документ кадровое перемещение

Теперь можем перейти непосредственно к оформлению приема телефона в ремонт с предоставлением наших платных услуг.

Для этого открываем уже знакомый документ “Прием и передача в ремонт”, заполняем данные о клиенте и телефоне. Стоимость ремонта указываем в нижнем правом углу

1с унф - прием в платный ремонт

Выбираем вариант ремонта – “Наша мастерская” выставляем отметку о принятии телефона и указываем дату

1с унф - вкладка выполнение ремонта наша мастерская

Далее оформить талон приемки и поступление денег в кассу прямо на основании этого документа. Это быстрый способ оформления подойдет для мелкого ремонта.

Если хотите оформить ремонт полностью с актами и заказ-нарядом, то на вкладке выполнение ремонта указываем “Наша мастерская, Заказ-наряд и Акт”, здесь же создаем “Заказ-наряд”

1с унф - прием в ремонт с заказ нарядом

Открываем заказ наряд, оставляем статус в работе, указываем старт финиш,

1с унф - заказ наряд на ремонт

заполняем вкладку “Работы”

1с унф - заказ наряд вкладка работы с ремонтом

Если например продаем клиенту батарею или другой товар, необходимый для ремонта, то его можно указать здесь же на вкладке товары, я пока что оставляю её пустой.

Чтобы начислить заработную плату мастеру нужно на вкладке “Зарплата” в нижней части указать нужного мастера, нажать “Записать” и сумма премии будет автоматически рассчитана и начислена.

1с унф - заказ наряд вкладка с зарплатой

Если у вас нет вкладки Зарплата, то её нужно добавить. Выбираем справа “Ещё” и в списке находим “Шапка, табличная часть”

1с унф - включить зарплату в заказ наряд

В окне отмечаем “Использовать зарплату исполнителей” и нажимаем “Запомнить выбор”

1с унф - шапка таличная часть заказ наряда

На основании нашего заказ-наряда создаем поступление в кассу и принимаем оплату от покупателя, если это работа с предоплатой.

1с унф - создание поступления в кассу из заказ наряда

Не забываем распечатать и выдать клиенту “Талон о приемке” на телефон

1с унф - печать талона приемки

После того как работа будет выполнена в Заказ-наряде отмечаем состояние “Завершен”

1с унф - заказ наряд завершен

А в документе о приеме в ремонт указываем, что ремонт выполнен, ставим даты, проводим документ.

1с унф - прием и передача в ремонт товар выдан

Печатаем и выдаем клиенту Акт, Накладную (если продавали товар), и подписываем “Акт возврата из ремонта”, так же как делали это и с бесплатным ремонтом.

Проверка начисления зарплаты мастеру за ремонт

После того как все документы оформлены, клиент с рабочим телефоном ушел довольный
можем проверить начисление зарплаты мастеру. Для этого нужно создать “Платежную ведомость” в разделе “Зарплата”, выбрать месяц, и нажать “Заполнить по остаткам”

1с унф - создадим платежную ведомость

В табличной части увидим сумму к выплате по каждому сотруднику

1с унф - платежная ведомость сформирована

При этом начисления по всем заказ-нарядам за месяц суммируются по сотруднику. На основании ведомости можем создать “Расход из кассы” и оформить выплату мастерам.

Проверить данные перед выплатой можно по отчету “Начисления и удержания”

1с унф - начисления и удержания

Если мастерам нужно начислить еще и оклад, то необходимо оформить ему ставку с данным видом начисления.

 

Процесс приема в платный ремонт в стороннем сервисном центре

Перейдем к заключительному варианту ремонта, когда телефон принимаем на платный ремонт и отправляем его в сторонний сервисный центр.

Чтобы учесть перемещения телефонов от покупателя к нам и от нас в сервисный центр – оформим тот же документ Прием и передача в ремонт в сторонний СЦ, как мы делали уже ранее.

Однако здесь есть нюанс. Программа позволит нам или учитывать сумму платного ремонта сразу в документе ремонта, но тогда расходы по каждому ремонту не сможем проанализировать, либо можно учитывать в документе ремонта только приём и передачу, а сумму перенести в отдельный “Заказ покупателя” на основании которого потом будет создана “Приходная накладная” от стороннего сервис центра. Но в любом варианте рекомендую создать отдельное направление по ремонту в стороннем сервисном центре, так будет более логично.

Покажу на скриншотах ниже оформление с суммой ремонта в самом документе.

1с унф - прием и передача в ремонт платно в стороннем сервисном центре

Не забываем указать новое направление деятельности

1с унф - направление деятельности в приеме и передаче в ремонт

Проходим все этапы ремонта, оформляем документы с покупателем и проводим документ.

А со сторонним СЦ расчёты проведем по приходному ордеру и полученному от них счёту. В услугах тоже выбрать нужное направление деятельности

1с унф - приходная накладная с направлением деятельности

 

Отчеты и аналитика

Теперь можно сформировать “Отчет о доходах и расходах” по направлениям деятельности

1с унф - отчет о доходах и расходах по направлениям

Видим какие результаты получили за указанные период. Еще раз напоминаю, что для получения отчёта по каждому ремонту необходимо будет в самом документе о приеме сумму не указывать, а все расчёты делать по отдельному заказу покупателя и приходной накладной на его основании для учета расходов с поставщиком.

Для анализа данных по движению телефонов в ремонте можно использовать отчёт “Движение запасов в ремонте”

1с унф - движение запасов в ремонте отчет

Текущие работы по ремонту можно быстро отслеживать в списке документов “Прием и передача в ремонт”, используя фильтры справа

1с унф - список документов о приеме в ремонт

В УНФ есть большое количество отчетов о продажах, остатках, доходах и расходах. Сегодня не будем останавливаться на них, так как материал получился немалым. Надеюсь, что с отчётами вы справитесь, раз справились с изучением этой инструкции.

Да, и конечно для руководителей всегда рекомендую настроить внешний вид стартового окна программы — вывести современный монитор руководителя. Например, он может быть вот таким — с разбивкой по неделям

1с унф - монитор руководителя по неделям

 

Итак: мы с вами рассмотрели в общих чертах настройку программы “1С:Управление нашей фирмы” для автоматизации продаж и ремонта телефонов. Обязательно попробуйте настроить самостоятельно эти бизнес-процессы или, если будут вопросы обращайтесь к специалистам нашей компании.

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики “1С:Управление нашей фирмой”

Читайте и другие наши статьи про УНФ, повышайте доход от автоматизации своего бизнеса.

3 комментария к “Автоматизация бизнеса “Продажа и ремонт телефонов” с помощью “1С:Управление нашей фирмой”

  1. Леонид:

    Супер! Спасибо Вам!

    1. Анатолий Внук-Карпов:

      Пожалуйста.

  2. Дмитрий:

    Огромное спасибо, Анатолий!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.