Автоматизация бизнеса, Инструкции 1С

Автоматизация бизнеса «Продажа и ремонт телефонов» с помощью «1С:Управление нашей фирмой»

автоматизация бизнеса по ремонту телефонов с помощью 1С УНФ

Сегодня рассматриваем автоматизацию бизнеса по продаже и сервисному ремонту телефонов. Представим, что организация продает смартфоны, принимает их на гарантийный и в платный ремонт. Работы могут выполняться самостоятельно или передаваться в сторонний сервисный центр. В компании работают два мастера, у которых сдельная оплата за ремонт — 30% от его стоимости. Другие особенности бизнеса будут описаны непосредственно в инструкции.

Изучив данную инструкцию вы в общих чертах поймете что же это такое УНФ? А еще сможет попробовать самостоятельно настроить программу под свой вид бизнеса, а если будут вопросы, то будете знать, кому позвонить или написать.

 

Предварительные настройки УНФ

В разделе «Реквизиты организации» из меню «Компания» заполняем все данные по организации.

1с унф - реквизиты организации

В случае если у вас действующий бизнес, то нужно ввести начальные остатки. Открывается инструмент из меню «Компания» — «Ввод начальных остатков»

1с унф - ввод начальных остатков в меню Компания

Компания занимается продажей и ремонтом телефонов, для раздельного анализа эффективности этих двух видов деятельности в настройках программы включаем возможность использовать направления и создаем соответствующие направления деятельности:

1с унф - включить направления деятельности

1с унф - создаем направления деятельности

Для учёта и начисления заработной платы включаем блок «Управление персоналом, начисление зарплаты»

1с унф - включить начисление зарплаты

Для реализации телефонов в розницу, печати ценников, а также приемки телефонов в ремонт устанавливаем соответствующие пункты в разделе настроек «Продажи»

1с унф - настройки продажи

Для реализации товаров в розницу добавляем кассу

1с унф - создание кассы

Для учёта телефонов по серийным номерам (или IMEI) и учёта гарантии включаем нужную функцию в разделе «Закупки»

1с унф - раздел закупки включаем серийные номера

В разделе «Работы» указываем, что будем принимать и учитывать ремонт товаров, в нашем случае телефонов

1с унф - раздел работы включаем прием и передача в ремонт

 

Создание и учет цен в долларах

Представим, что в нашей компании цены телефонов привязаны к курсу доллара.

Включаем в настройках «Несколько валют» и добавляем валюту USD

1с унф - раздел деньги включаем несколько валют

1с унф - создание валюты USD

Курсы валют можно каждое утро вводить вручную, а можно настроить их автоматическую загрузку.

Для учёта позиций телефонов в долларах, создаем «Вид цен» с наименованием «Доллар»

1с унф - создаем свой вид цен

При добавлении товара выбираем этот вид цены и указываем стоимость в USD

1с унф - выбор вида цен в номенклатурной позиции

 

Свои условия в гарантийном талоне УНФ

В карточке товара телефона указываем срок гарантии и ставим галку «Выписывать гарантийный талон»

1с унф - указать гарантийный срок и выписывать гарантийный талон

При поступлении телефонов оформляя приходную накладную заполняем в том числе и серийные номера

1с унф - добавление серийных номеров при поступлении товара

Часто бывает так, что нужно дополнить или изменить текст с гарантийными условиями для всех или определенных товаров. Как это сделать в УНФ? Для изменения стандартных гарантийных условий используем «Дополнительные условия».
Список условий открывается через меню «Компания», «Все справочники», раздел «Контрагенты».

1с унф - создаем свои гарантийные условия

Для создания собственного талона о приеме в ремонт создаем здесь же дополнительное условие с нужным текстом

1с унф - создание дополнительных условий для талона приемки в ремонт

 

В «1С:Управлении нашей фирмой» можно оформить реализацию товара несколькими способами. Покажу два основных — с помощью поступления в кассу с расходной накладной и с помощью Рабочего места кассира (РМК). Вы можете выбрать тот, который вам больше понравится.

Процесс продажи телефона с помощью Расходной накладной и поступления в кассу

Откроем список товаров в разделе «Номенклатура» и указав нужный товар, через кнопку «Продать» выберем «Расходная накладная»

1с унф - создание расходной накладной из номенклатуры

В расходной накладной указываем данные о покупателе, серийный номер телефона из подбора

1с унф - указать серийные номера в расходной накладной

Затем нажимаем «Провести» — печатаем, и на основании этого документа создаем и проводим документ «Поступление в кассу»

1с унф - создаем поступление в кассу из расходной накладной

Проводим расчёт с покупателем. Проверяем документ и нажимаем «Провести и закрыть». Оплата прошла.

1с унф - поступление в кассу

Можно напечатать товарный чек.

1с унф - печать товарного чека из накладной

1с унф - товарный чек

После этого можно напечатать гарантийный талон.

Можно выбрать какие условия гарантии напечатать для данного товара из тех, что мы создали при настройке.

Для этого на вкладке «Дополнительно» в нашей расходной накладной указываем нужный вариант гарантийных обязательств.

1с унф - выбираем свои гарантийные условия в реквизитах печати

По кнопке печать выводим гарантийный талон на печать

1с унф - выводим на печать гарантийный талон

Получаем готовый документ с нужными условиями

1с унф - гарантийный талон со своими условиями

Напечатанные накладные и гарантийные талоны подписываем и передаем покупателю.

Процесс продажи телефона с помощью «Рабочего места кассира»

Открываем рабочее место кассира из меню «Продажи». В настройках кассы указываем что цена продажи в долларах. Тогда будет производиться автоматическая подстановка и пересчет цены за товары в рубли.

1с унф - настройки ККМ в РМК

В рабочем месте кассира с помощью подбора или ввода названия добавляем нужный товар и указываем серийный номер

1с унф - добавление серийных номеров в РМК

Далее нажимаем «Принять оплату» и в открывшемся окне указать сумму наличными или выбираем вкладку «Безналичная оплата» и затем жмем «Пробить чек»

1с унф - принимаем оплату в РМК

Чтобы напечатать документы по продаже необходимо открыть чек из журнала кассира в правой части экрана

1с унф - чек в журнале кассира

Для стандартной печати нажимаем значок печати и последовательно выбираем «Товарный чек» и «Гарантийный талон»

1с унф - печать гарантийный талон из чека

Если необходимо изменить условия гарантии, то на вкладке дополнительно в реквизитах печати выбираем нужные условия. Важно: чтобы изменить гарантийные условия нужно сначала отменить пробитие, а после того как сохраните нужную гарантию вновь «Провести пробитие». Или можно сначала печатать гарантию из чека, а потом уже делать «пробитие».

1с унф - реквизиты печати в чеке ККМ

После печати и подписания товарного чека, гарантийного талона передаем по одному экземпляру покупателю вместе с товаром.

 

Процесс приемки и передачи телефона в ремонт

Прием товаров в ремонт в программе УНФ осуществляется с помощью соответствующего документа «Прием и передача в ремонт» и открывается из раздела меню «Работы».

Рассмотрим несколько вариантов работы с помощью этого инструмента программы.

 

Гарантийный (бесплатный) ремонт в стороннем сервисном центре

В документе заполняем данные о покупателе, модели телефона и его серийном номере IMEI. Ставим галочку о наличии гарантии. Программа 1С:УНФ автоматически ведет учёт по срокам гарантийных обязательств и показывает дату окончания гарантии — это удобно!

Здесь же указываем комплектацию телефона, есть ли повреждения, и описываем неисправность:

1с унф - прием и передача в ремонт

На вкладке «Выполнение ремонта» выбираем в зависимости от неисправности где будем производить гарантийный ремонт телефона: выбираем сейчас вариант «Сторонний сервисный центр»

1с унф - прием и передача в ремонт вкладка выполнение ремонта

Для печати квитанции на вкладке дополнительно выбираем нужный реквизит

1с унф - реквизиты печати в документе прием и передача в ремонт

1с унф - печать талона о приеме в ремонт

1с унф - талон приемки в ремонт

После того как телефон принят в гарантийный ремонт делаем отметку о передаче в сторонний сервисный центр

1с унф - отметка о передаче в сервисный центр

При поступлении телефона из сервисного центра снова открываем этот документ и делаем отметку о принятии товара и результатах ремонта

1с унф - отметка о принятии товара из сервисного центра

После этого сообщаем клиенту о том, что аппарат можно забирать, и как только он приходит выдаем ему телефон и делаем отметку об этом в нашем документе

1с унф - отметка о выдаче товара после ремонта

Выбираем в пункте «Печать» «Акт возврата» и подписываем его с клиентом

1с унф - печать акта возврата из ремонта

1с унф - акт возврата из ремонта

 

Ремонт телефона в своей мастерской по гарантии (бесплатно)

Оформляем следующий документ по ремонту. Заполняем данные на первой вкладке «Прием в ремонт»

1с унф - прием товара в ремонт

После того как указали все основные свойства на вкладке прием в ремонт переходим на вкладку выполнение ремонта и выбираем «Наша мастерская»

1с унф - выполнение ремонта - наша мастерская

После этого проверяем реквизиты печати на вкладке «Дополнительно»

1с унф - дополнительные реквизиты печати при приеме в ремонт

И выводим на печать свой «Талон приемки»

1с унф - талон приемки на печать

После того как ремонт выполнен делаем отметку в документе и выдаем телефон клиенту

1с унф - отметка о завершении ремонта

Не забываем что нужно подписать «Акт возврата из ремонта». Вот и всё.

1с унф - печать акта возврата из ремонта

 

Процесс приемки и передачи в платный ремонт своими силами

Предварительно создадим в программе номенклатуры с видами предоставляемых работ, укажем название, стоимость, направление деятельности — «Ремонт и обслуживание телефонов»

1с унф создаем номенклатуру с услугой

1с унф - услуга в номенклатуре

Для учёта и начисления процентной части мастеру по ремонту необходимо завести в программе сотрудника, принять его на работу и назначить ему вид оклада «Сдельная оплата (% от суммы)»
Создать и принять на работу сотрудника можно из меню «Зарплата» — «Кадровый учёт» — «Сотрудники».

Необходимо заполнить данные сотрудника в разделе «Работа» принять на работу, указать дату и должность (создаются в справочнике «Должности» из раздела «Зарплата»)

1с унф - создание сотрудника

Оклад назначается при приеме на работу или документом «Кадровое перемещение»

1с унф - документ кадровое перемещение

Теперь можем перейти непосредственно к оформлению приема телефона в ремонт с предоставлением наших платных услуг.

Для этого открываем уже знакомый документ «Прием и передача в ремонт», заполняем данные о клиенте и телефоне. Стоимость ремонта указываем в нижнем правом углу

1с унф - прием в платный ремонт

Выбираем вариант ремонта — «Наша мастерская» выставляем отметку о принятии телефона и указываем дату

1с унф - вкладка выполнение ремонта наша мастерская

Далее оформить талон приемки и поступление денег в кассу прямо на основании этого документа. Это быстрый способ оформления подойдет для мелкого ремонта.

Если хотите оформить ремонт полностью с актами и заказ-нарядом, то на вкладке выполнение ремонта указываем «Наша мастерская, Заказ-наряд и Акт», здесь же создаем «Заказ-наряд»

1с унф - прием в ремонт с заказ нарядом

Открываем заказ наряд, оставляем статус в работе, указываем старт финиш,

1с унф - заказ наряд на ремонт

заполняем вкладку «Работы»

1с унф - заказ наряд вкладка работы с ремонтом

Если например продаем клиенту батарею или другой товар, необходимый для ремонта, то его можно указать здесь же на вкладке товары, я пока что оставляю её пустой.

Чтобы начислить заработную плату мастеру нужно на вкладке «Зарплата» в нижней части указать нужного мастера, нажать «Записать» и сумма премии будет автоматически рассчитана и начислена.

1с унф - заказ наряд вкладка с зарплатой

Если у вас нет вкладки Зарплата, то её нужно добавить. Выбираем справа «Ещё» и в списке находим «Шапка, табличная часть»

1с унф - включить зарплату в заказ наряд

В окне отмечаем «Использовать зарплату исполнителей» и нажимаем «Запомнить выбор»

1с унф - шапка таличная часть заказ наряда

На основании нашего заказ-наряда создаем поступление в кассу и принимаем оплату от покупателя, если это работа с предоплатой.

1с унф - создание поступления в кассу из заказ наряда

Не забываем распечатать и выдать клиенту «Талон о приемке» на телефон

1с унф - печать талона приемки

После того как работа будет выполнена в Заказ-наряде отмечаем состояние «Завершен»

1с унф - заказ наряд завершен

А в документе о приеме в ремонт указываем, что ремонт выполнен, ставим даты, проводим документ.

1с унф - прием и передача в ремонт товар выдан

Печатаем и выдаем клиенту Акт, Накладную (если продавали товар), и подписываем «Акт возврата из ремонта», так же как делали это и с бесплатным ремонтом.

Проверка начисления зарплаты мастеру за ремонт

После того как все документы оформлены, клиент с рабочим телефоном ушел довольный
можем проверить начисление зарплаты мастеру. Для этого нужно создать «Платежную ведомость» в разделе «Зарплата», выбрать месяц, и нажать «Заполнить по остаткам»

1с унф - создадим платежную ведомость

В табличной части увидим сумму к выплате по каждому сотруднику

1с унф - платежная ведомость сформирована

При этом начисления по всем заказ-нарядам за месяц суммируются по сотруднику. На основании ведомости можем создать «Расход из кассы» и оформить выплату мастерам.

Проверить данные перед выплатой можно по отчету «Начисления и удержания»

1с унф - начисления и удержания

Если мастерам нужно начислить еще и оклад, то необходимо оформить ему ставку с данным видом начисления.

 

Процесс приема в платный ремонт в стороннем сервисном центре

Перейдем к заключительному варианту ремонта, когда телефон принимаем на платный ремонт и отправляем его в сторонний сервисный центр.

Чтобы учесть перемещения телефонов от покупателя к нам и от нас в сервисный центр — оформим тот же документ Прием и передача в ремонт в сторонний СЦ, как мы делали уже ранее.

Однако здесь есть нюанс. Программа позволит нам или учитывать сумму платного ремонта сразу в документе ремонта, но тогда расходы по каждому ремонту не сможем проанализировать, либо можно учитывать в документе ремонта только приём и передачу, а сумму перенести в отдельный «Заказ покупателя» на основании которого потом будет создана «Приходная накладная» от стороннего сервис центра. Но в любом варианте рекомендую создать отдельное направление по ремонту в стороннем сервисном центре, так будет более логично.

Покажу на скриншотах ниже оформление с суммой ремонта в самом документе.

1с унф - прием и передача в ремонт платно в стороннем сервисном центре

Не забываем указать новое направление деятельности

1с унф - направление деятельности в приеме и передаче в ремонт

Проходим все этапы ремонта, оформляем документы с покупателем и проводим документ.

А со сторонним СЦ расчёты проведем по приходному ордеру и полученному от них счёту. В услугах тоже выбрать нужное направление деятельности

1с унф - приходная накладная с направлением деятельности

 

Отчеты и аналитика

Теперь можно сформировать «Отчет о доходах и расходах» по направлениям деятельности

1с унф - отчет о доходах и расходах по направлениям

Видим какие результаты получили за указанные период. Еще раз напоминаю, что для получения отчёта по каждому ремонту необходимо будет в самом документе о приеме сумму не указывать, а все расчёты делать по отдельному заказу покупателя и приходной накладной на его основании для учета расходов с поставщиком.

Для анализа данных по движению телефонов в ремонте можно использовать отчёт «Движение запасов в ремонте»

1с унф - движение запасов в ремонте отчет

Текущие работы по ремонту можно быстро отслеживать в списке документов «Прием и передача в ремонт», используя фильтры справа

1с унф - список документов о приеме в ремонт

В УНФ есть большое количество отчетов о продажах, остатках, доходах и расходах. Сегодня не будем останавливаться на них, так как материал получился немалым. Надеюсь, что с отчётами вы справитесь, раз справились с изучением этой инструкции.

Да, и конечно для руководителей всегда рекомендую настроить внешний вид стартового окна программы — вывести современный монитор руководителя. Например, он может быть вот таким — с разбивкой по неделям

1с унф - монитор руководителя по неделям

 

Итак: мы с вами рассмотрели в общих чертах настройку программы «1С:Управление нашей фирмы» для автоматизации продаж и ремонта телефонов. Обязательно попробуйте настроить самостоятельно эти бизнес-процессы или, если будут вопросы обращайтесь к специалистам нашей компании.

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики «1С:Управление нашей фирмой»

Читайте и другие наши статьи про УНФ, повышайте доход от автоматизации своего бизнеса.

2 комментария к “Автоматизация бизнеса «Продажа и ремонт телефонов» с помощью «1С:Управление нашей фирмой»

  1. Леонид:

    Супер! Спасибо Вам!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *