Автоматизация бизнеса, Инструкции 1С

Автоматизация бизнеса “Автосервис по замене масла” с помощью “1С:Управление нашей фирмой”

Разберем пример по автоматизации бизнеса на примере автосервиса. Представим что условная организация оказывает услуги по замене масла, продает его и другие расходные материалы. Такой типичный автосервис по замене масла с продажами. Подготовили подробную инструкцию как вести учет и автоматизировать работу такого бизнеса в программе 1С:УНФ.

По этой инструкции можно примерно понять что такое УНФ, предварительно оценить некоторые возможности этой программы или даже попробовать самостоятельно настроить автоматизацию в автосервисе.

Предварительные настройки

Заполним все нужные данные по организации в разделе “Компания” – “Реквизиты организации”

1с унф - заполним данные о компании

Настройки функционала открываются в разделе “Главное” – “Еще больше возможностей”.
Указываем что у нас “Несколько направлений деятельности” в разделе “Компания”

1с унф - настройка раздел компания

Создадим направления в разделе “Компания” – “Все справочники” – “Направления деятельности”

1с унф - создание направлении деятельности

Вернемся в настройки. Для включения возможности отображения моторного масла канистрами укажем что у нас несколько единиц измерения.

1с унф - настройки раздел закупки

В разделе “Работы” включим “Выполнение работ и оказание услуг”, а также поставим галку напротив “Планировать загрузку ресурсов” – это позволит вести запись клиентов на замену масла по времени.

1с унф - настройки раздел работы

 

Сотрудники их должности и сменный график сутки через трое

Так как у нас работают сотрудники, то включаем соответствующий раздел “Управление персоналом, начисление зарплаты”

1с унф - настройки раздел зарплата

У сотрудников будут разные должности, поэтому нужно создать и их. Откроем список “Должности” из раздела меню “Зарплата”. Создадим директора, мастера и менеджера.

1с унф - должности

Также у сотрудников должны быть графики работ, например у мастеров будет график сутки через трое. Создадим их в программе.

В разделе “Зарплата” откроем графики работы и создадим в нем шаблон расписания, укажем что график сменный, часы работы с 9 до 9 следующего дня, праздники учитывать не будем.

1с унф - шаблон графика работы сутки через трое

Применим шаблон к графику и сделаем график для первой смены с датой отсчёта с 01.01.2019

1с унф - график работы 1 смена

Для второй смены сделаем график с тем же шаблоном, но начиная отсчет с 02.01.2019

1с унф - график работы 2 смена

Те же действия проводим для 3 и 4 смен, начиная с 3 и 4 числа соответственно. Получаем 4 готовых графика для учёта работы наших мастеров

1с унф - графики работы сотрудников

 

Свои виды начислений для премий сотрудникам автосервиса

Для менеджера по продажам будем считать начисление премий за продажу масла по 10% с продаж, и еще добавим премию за выполненные работы, например 5%. В УНФ есть только стандартное начисление от суммы продаж по ответственному менеджеру, поэтому раздельное премирование нужно сконструировать самостоятельно.

Для разделения двух премий оговорим, что все работы будут записаны в номенклатуре с направлением деятельности “Услуги по замене масла”, а масло и товары на продажу с направлением “Продажа масла и других материалов”.

Теперь можем настроить для нашего нового менеджера его начисления.
Создадим сначала начисление для учета по продажам масла, откроем в блоке “Зарплата” “Виды начислений и удержаний”, скопируем “Процент от продаж по ответственному”.

1с унф - скопируем вид начисления

Изменим название, затем нажимаем значок редактирования формулы и выбираем из списка “Сумма продаж по ответственному”, нажимаем скопировать с помощью правой кнопки

1с унф - скопировать формулу расчета

В новом документе изменим название и снимем галку “Задавать значения при расчёте зарплаты”. На вкладке запрос, нажимаем “Редактировать запрос”

1с унф - параметр расчетов

Далее откроем “Конструктор запроса” (внимание! Он доступен только в режиме “толстого клиента”).

В конструкторе запроса переходим на вкладку “Условия” из левой части переносим в правую часть “НаправленияДеятельности” (из раздела Номенклатура)

1с унф - конструктор запроса

Нажимаем внизу “Ок”. Теперь в запросе переходим на вкладку “Параметры” и внизу находим новую строку с номером 10 в значениях находим “Направления деятельности”, открываем и выбираем наш вид – “Продажа масла и других материалов”

1с унф - редактируем параметр запроса

Нажимаем записать и закрыть, вернувшись в начисления и удержания меняем формулу в запросе, указывая новый показатель

1с унф - новый показатель для расчета зарплаты

Нажимаем Ок, затем сохраняем наш новый вид начисления за проданные товары. Сами проценты, в нашем случае 10% мы поставим при добавлении конкретному менеджеру при приеме на работу.
Для создания вида начисления для премии по услугам скопируем наш новый вид начисления и параметр расчётов и в нем укажем направление деятельности “Услуги по замене масла”

1с унф - новый параметр расчета зарплаты

Теперь у нас есть два собственных вида начисления для менеджера.

А мастерам мы будем начислять по 300 рублей за каждую выполненную замену масла. Для этого подойдет типовой вид начисления “Сдельная оплата (фиксированная часть)”.

Создание в программе пользователей и сотрудников

В разделе настроек программы “Администрирование” перейдем по ссылке “Пользователи” и создадим нашим сотрудникам рабочие места в программе.

1с унф - создание пользователя

Далее через вкладку “сотрудники пользователя” перейдем к созданию сотрудника и приему его на работу, с указанием даты приема, должности и графика

1с унф - прием сотрудника на работу
Указываем в начислении “Сдельная оплата (фиксированная часть)” и сумму 300 рублей, которую будет получать мастер за каждую замену масла

1с унф - назначение сотруднику вида начисления

Создадим таким образом еще 3 мастеров, у каждого будет своя смена по графику.

Теперь перейдем к приему менеджера, для него укажем созданные ранее начисления для начисления премии по продаже за товары и услуги

1с унф - два вида начисления для менеджера

Создание “ресурсов” для планирования заказов

“Ресурс” служит для планирования загрузки любых ресурсов на предприятии, в том числе и сотрудников. Создаем для каждого мастера “Ресурс”, указываем сотрудника, календарь сотрудника, мощность ресурса оставим равной 1, а шаг планирования зададим равным 30 минутам – такое время нужно на стандартную работу по замене масла.
Внизу отмечаем, что загрузка ресурса только в рабочее время и график ресурса будет соответствовать графику выбранного сотрудника.

1с унф - создание ресурса

Повторим создание “ресурса” для остальных мастеров.

Создание товаров и услуг

Создадим номенклатуру. Для начала масло для замены. Оно приходит от поставщика в канистрах по 4,5,20 литров, поэтому будем использовать дополнительные единицы измерения, которые мы включали в настройках ранее. В основной единице измерения выбираем литры (если их нет по умолчанию, то можно быстро добавить их в справочнике).

1с унф - создание номенклатуры

При создании единиц измерения назначаем коэффициент пересчета к основной единице. Для 4-литровой канистры указываем коэффициент 4

1с унф - дополнительные единицы измерений в карточке

Теперь оприходуем масло от поставщика по накладной с разными единицами измерения, проверим как это работает

1с унф - приходная накладная с разными единицами измерения

И проверяем по отчету Остатки по складу, что всё верно

1с унф - отчет остатки по складу

Добавим в номенклатуру услугу по замене масла. Укажем необходимые параметры, стоимость, выберем нужное направление деятельности “Услуга по замене масла”

1с унф - добавление направления деятельности в номенклатуру услуги

Процесс оформления сделки менеджером

Итак, перейдем непосредственно к работе. Начнем с менеджера. Представим, что у нас есть запись на замену масла по времени и менеджеру звонит клиент и уточняет свободное время на 5 число. Менеджер открывает “Журнал записи” из блока CRM и выбирает в календаре нужную дату. Видит какой мастер будет работать и какое время уже занято — оно отмечено желтым цветом.
Согласовывает с клиентом время на 11-30 и нажимая правой кнопкой по нужному времени выбирает “Создать событие”

1с унф - создания события из журнала записи

В событии пишет кратко что хотел клиент и записывает его контактный номер, можно указать важность, основание, выбрать в контрагентах клиента, если он постоянный и уже есть в базе

1с унф - создание события запись клиента

На вкладке ресурсы сразу будет указан мастер и время планируемой работы.
Записывем и закрываем документ. Всё — запись готова. Ждем клиента в назначенное время.

1с унф - вкладка ресурсы события запись

 

Когда наш клиент приезжает к назначенному времени, менеджер открывает список событий, находит в нем нужное событие и на основание его создает Заказ-наряд.

Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) автоматически добавляются в заказ-наряд на вкладку “Ресурсы”

1с унф - создание заказ наряда

На вкладке “Работа” менеджер добавляет из номенклатуры услугу “Замена масла”

1с унф - заказ наряд вкладка работы

Если менеджер допродал покупателю масло или другой товар “с собой”, то на вкладке “Товары” можно сразу их указать

1с унф - заказ наряд вкладка товары

Бывает такое, что покупатель может приехать со своим маслом и попросить залить его. Тогда указываем это в “Материалах заказчика”. Эта информация может пригодится для заказа масла, которого нет в наличии.

1с унф - заказ наряд вкладка материалы заказчика

На вкладке “Зарплата исполнителей” в нижней части менеджер добавляет нужного мастера. Сумма начисления проставляется автоматически

1с унф - заказ наряд вкладка зарплата

Менеджер проводит расчёт с клиентом и получает оплату. Записывает документ.

 

Мастер выполняет заказ-наряд

После этого мастер может найти в списке заказ-нарядов новый оплаченный документ (или это может делать менеджер, это зависит от того как выстроен бизнес-процесс в каждом конкретном случае)

1с унф - список заказ нарядов статус в работе

Проверяет в заказ-наряде что нужно сделать, проводит работы, указывает сколько и какое масло израсходовал (то что входит в услугу по замене) на вкладке “Работы” в нижней части документа. Это масло будет списано этим заказ-нарядом. Если есть типовой расход масла, то можно создать спецификации и заполнять расход материалов по ним.

1с унф - заказ наряд материалы на вкладке работы

и переводит заказ-наряд в состояние “Завершен”, указывается на вкладке “Главное”. Нажимает провести и закрыть, после этого происходит списания материалов, проданных товаров, начисление премии мастеру.

Начисление зарплаты руководителем

После того как работы провели и продажи состоялись руководитель может в разделе “Зарплата” провести расчёт по премии менеджеру документом “Начисление зарплаты”. Для этого выбираем период и нажимаем “Заполнить и рассчитать”

1с унф - начисление зарплаты

Видим, что менеджеру начислены два вида премий 10 % и 5 % отдельно по товарам и услугам. А мастеру премия начисляется сразу документом заказ-наряд.

Можно создавать “Платежную ведомость” в ней будут и мастер и менеджер

1с унф - создание платежной ведомости

По ведомости можно создать расход из кассы и выплатить сотрудникам положенные им премии

1с унф - печать платежной ведомости

Мониторинг и анализ продаж, контроль остатков

Руководитель теперь может проверять работу в компании несколькими способами.
В списке заказ-нарядов быстро отфильтровать завершенные и оплаченные заказы, таким образом можно оперативно наблюдать за процессом работы в программе — это наглядно и удобно.

1с унф - список заказ нарядов статус завершен

Для получения практически любых данных в УНФ предусмотрены масса отчётов, например самый базовый и доступный для всех это отчет по продажам. Можно использовать его для начала, потом изучить и другие, выбрать то, что необходимо и удобно именно вам.

1с унф - отчет продажи

Для проверки и учёта израсходованного масла руководитель может открыть отчёт “Запасы”, посмотреть куда и что потратили по каждому заказу.

1с унф - отчёт запасы

 

Анализ материалов заказчика

Помните как менеджер отмечал какое масло принес клиент в заказ-наряде в материалах заказчика? Так вот теперь руководитель может посмотреть какие именно виды автомасел так любят его клиенты.

Стандартного отчёта в 1С:УНФ нет, но зато есть такой инструмент, как универсальный отчёт, в него можно добавить нужные источники данных и получить то, что вам нужно, вот как например строку “материалы заказчика” из заказ-наряда. Теперь руководителю видно что нужно заказывать, чтобы заработать больше. Заказы можно создавать с помощью “Заказ поставщику” в разделе “Закупки”

1с унф - универсальный отчёт по материалам заказчика

 

Закупка на основе продаж

Для заказа масла на основе продаж необходимо запустить инструмент с названием “Закупка товаров” из раздела “Закупки” и нажать на кнопку рассчитать. Программа посчитает сколько дней товар был в продаже, какой остаток и сколько нужно по прогнозу на указанный вами период. Теперь мы легко увидим сколько и какого масла продано и у какого поставщика это масло закупается.

1с унф - заказ товаров

Здесь же можно сформировать заказы на данный товар по рекомендованному количеству, нажав сформировать заказы. Их можно найти и проверить на соседней вкладке или в разделе “Закупки”, “Заказы поставщикам”.

Монитор руководителя

И наконец, как вишенка на торте, для руководителя можно настроить под себя окно при входе в программу, который так и называется — “Монитор руководителя”. Можно настроить вид этого инструмента под себя, это просто, попробуйте сами

1с унф - монитор руководителя

 

Спасибо всем, кто добрался до конца нашей подробной инструкции!

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики “1С:Управление нашей фирмой”

Если у вас есть вопросы или предложения пишите комментарии или обращайтесь за внедрением и поддержкой к нашим специалистам.

 

3 комментария к “Автоматизация бизнеса “Автосервис по замене масла” с помощью “1С:Управление нашей фирмой”

  1. Курбан:

    здравствуйте, отправьте пожалуйста ссылку на пробный период автоматизация пункта замены масла

    1. Анатолий Внук-Карпов:

      Вы можете протестировать программу 1С:УНФ в течение 30 дней бесплатно,
      для этого зарегистрируйтесь на этой странице https://rosskey.ru/unf.html
      Настройки для “пункта замены масла” можно сделать по примеру описанному в статье выше…

  2. Юлия:

    Спасибо! За подробную инструкцию

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.