Автоматизация бизнеса “Автосервис по замене масла” с помощью “1С:Управление нашей фирмой”

Разберем пример по автоматизации бизнеса на примере автосервиса. Представим что условная организация оказывает услуги по замене масла, продает его и другие расходные материалы. Такой типичный автосервис по замене масла с продажами. Подготовили подробную инструкцию как вести учет и автоматизировать работу такого бизнеса в программе 1С:УНФ.

По этой инструкции можно примерно понять что такое УНФ, предварительно оценить некоторые возможности этой программы или даже попробовать самостоятельно настроить автоматизацию в автосервисе.

Предварительные настройки

Заполним все нужные данные по организации в разделе “Компания” – “Реквизиты организации”

Настройки функционала открываются в разделе “Главное” – “Еще больше возможностей”.
Указываем что у нас “Несколько направлений деятельности” в разделе “Компания”

Создадим направления в разделе “Компания” – “Все справочники” – “Направления деятельности”

Вернемся в настройки. Для включения возможности отображения моторного масла канистрами укажем что у нас несколько единиц измерения.

В разделе “Работы” включим “Выполнение работ и оказание услуг”, а также поставим галку напротив “Планировать загрузку ресурсов” – это позволит вести запись клиентов на замену масла по времени.

Сотрудники их должности и сменный график сутки через трое

Так как у нас работают сотрудники, то включаем соответствующий раздел “Управление персоналом, начисление зарплаты”

У сотрудников будут разные должности, поэтому нужно создать и их. Откроем список “Должности” из раздела меню “Зарплата”. Создадим директора, мастера и менеджера.

Также у сотрудников должны быть графики работ, например у мастеров будет график сутки через трое. Создадим их в программе.

В разделе “Зарплата” откроем графики работы и создадим в нем шаблон расписания, укажем что график сменный, часы работы с 9 до 9 следующего дня, праздники учитывать не будем.

Применим шаблон к графику и сделаем график для первой смены с датой отсчёта с 01.01.2019

Для второй смены сделаем график с тем же шаблоном, но начиная отсчет с 02.01.2019

Те же действия проводим для 3 и 4 смен, начиная с 3 и 4 числа соответственно. Получаем 4 готовых графика для учёта работы наших мастеров

Свои виды начислений для премий сотрудникам автосервиса

Для менеджера по продажам будем считать начисление премий за продажу масла по 10% с продаж, и еще добавим премию за выполненные работы, например 5%. В УНФ есть только стандартное начисление от суммы продаж по ответственному менеджеру, поэтому раздельное премирование нужно сконструировать самостоятельно.

Для разделения двух премий оговорим, что все работы будут записаны в номенклатуре с направлением деятельности “Услуги по замене масла”, а масло и товары на продажу с направлением “Продажа масла и других материалов”.

Теперь можем настроить для нашего нового менеджера его начисления.
Создадим сначала начисление для учета по продажам масла, откроем в блоке “Зарплата” “Виды начислений и удержаний”, скопируем “Процент от продаж по ответственному”.

Изменим название, затем нажимаем значок редактирования формулы и выбираем из списка “Сумма продаж по ответственному”, нажимаем скопировать с помощью правой кнопки

В новом документе изменим название и снимем галку “Задавать значения при расчёте зарплаты”. На вкладке запрос, нажимаем “Редактировать запрос”

Далее откроем “Конструктор запроса” (внимание! Он доступен только в режиме “толстого клиента”).

В конструкторе запроса переходим на вкладку “Условия” из левой части переносим в правую часть “НаправленияДеятельности” (из раздела Номенклатура)

Нажимаем внизу “Ок”. Теперь в запросе переходим на вкладку “Параметры” и внизу находим новую строку с номером 10 в значениях находим “Направления деятельности”, открываем и выбираем наш вид – “Продажа масла и других материалов”

Нажимаем записать и закрыть, вернувшись в начисления и удержания меняем формулу в запросе, указывая новый показатель

Нажимаем Ок, затем сохраняем наш новый вид начисления за проданные товары. Сами проценты, в нашем случае 10% мы поставим при добавлении конкретному менеджеру при приеме на работу.
Для создания вида начисления для премии по услугам скопируем наш новый вид начисления и параметр расчётов и в нем укажем направление деятельности “Услуги по замене масла”

Теперь у нас есть два собственных вида начисления для менеджера.

А мастерам мы будем начислять по 300 рублей за каждую выполненную замену масла. Для этого подойдет типовой вид начисления “Сдельная оплата (фиксированная часть)”.

Создание в программе пользователей и сотрудников

В разделе настроек программы “Администрирование” перейдем по ссылке “Пользователи” и создадим нашим сотрудникам рабочие места в программе.

Далее через вкладку “сотрудники пользователя” перейдем к созданию сотрудника и приему его на работу, с указанием даты приема, должности и графика

Указываем в начислении “Сдельная оплата (фиксированная часть)” и сумму 300 рублей, которую будет получать мастер за каждую замену масла

Создадим таким образом еще 3 мастеров, у каждого будет своя смена по графику.

Теперь перейдем к приему менеджера, для него укажем созданные ранее начисления для начисления премии по продаже за товары и услуги

Создание “ресурсов” для планирования заказов

“Ресурс” служит для планирования загрузки любых ресурсов на предприятии, в том числе и сотрудников. Создаем для каждого мастера “Ресурс”, указываем сотрудника, календарь сотрудника, мощность ресурса оставим равной 1, а шаг планирования зададим равным 30 минутам – такое время нужно на стандартную работу по замене масла.
Внизу отмечаем, что загрузка ресурса только в рабочее время и график ресурса будет соответствовать графику выбранного сотрудника.

Повторим создание “ресурса” для остальных мастеров.

Создание товаров и услуг

Создадим номенклатуру. Для начала масло для замены. Оно приходит от поставщика в канистрах по 4,5,20 литров, поэтому будем использовать дополнительные единицы измерения, которые мы включали в настройках ранее. В основной единице измерения выбираем литры (если их нет по умолчанию, то можно быстро добавить их в справочнике).

При создании единиц измерения назначаем коэффициент пересчета к основной единице. Для 4-литровой канистры указываем коэффициент 4

Теперь оприходуем масло от поставщика по накладной с разными единицами измерения, проверим как это работает

И проверяем по отчету Остатки по складу, что всё верно

Добавим в номенклатуру услугу по замене масла. Укажем необходимые параметры, стоимость, выберем нужное направление деятельности “Услуга по замене масла”

Процесс оформления сделки менеджером

Итак, перейдем непосредственно к работе. Начнем с менеджера. Представим, что у нас есть запись на замену масла по времени и менеджеру звонит клиент и уточняет свободное время на 5 число. Менеджер открывает “Журнал записи” из блока CRM и выбирает в календаре нужную дату. Видит какой мастер будет работать и какое время уже занято — оно отмечено желтым цветом.
Согласовывает с клиентом время на 11-30 и нажимая правой кнопкой по нужному времени выбирает “Создать событие”

В событии пишет кратко что хотел клиент и записывает его контактный номер, можно указать важность, основание, выбрать в контрагентах клиента, если он постоянный и уже есть в базе

На вкладке ресурсы сразу будет указан мастер и время планируемой работы.
Записывем и закрываем документ. Всё — запись готова. Ждем клиента в назначенное время.

Когда наш клиент приезжает к назначенному времени, менеджер открывает список событий, находит в нем нужное событие и на основание его создает Заказ-наряд.

Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) автоматически добавляются в заказ-наряд на вкладку “Ресурсы”

На вкладке “Работа” менеджер добавляет из номенклатуры услугу “Замена масла”

Если менеджер допродал покупателю масло или другой товар “с собой”, то на вкладке “Товары” можно сразу их указать

Бывает такое, что покупатель может приехать со своим маслом и попросить залить его. Тогда указываем это в “Материалах заказчика”. Эта информация может пригодится для заказа масла, которого нет в наличии.

На вкладке “Зарплата исполнителей” в нижней части менеджер добавляет нужного мастера. Сумма начисления проставляется автоматически

Менеджер проводит расчёт с клиентом и получает оплату. Записывает документ.

Мастер выполняет заказ-наряд

После этого мастер может найти в списке заказ-нарядов новый оплаченный документ (или это может делать менеджер, это зависит от того как выстроен бизнес-процесс в каждом конкретном случае)

Проверяет в заказ-наряде что нужно сделать, проводит работы, указывает сколько и какое масло израсходовал (то что входит в услугу по замене) на вкладке “Работы” в нижней части документа. Это масло будет списано этим заказ-нарядом. Если есть типовой расход масла, то можно создать спецификации и заполнять расход материалов по ним.

и переводит заказ-наряд в состояние “Завершен”, указывается на вкладке “Главное”. Нажимает провести и закрыть, после этого происходит списания материалов, проданных товаров, начисление премии мастеру.

Начисление зарплаты руководителем

После того как работы провели и продажи состоялись руководитель может в разделе “Зарплата” провести расчёт по премии менеджеру документом “Начисление зарплаты”. Для этого выбираем период и нажимаем “Заполнить и рассчитать”

Видим, что менеджеру начислены два вида премий 10 % и 5 % отдельно по товарам и услугам. А мастеру премия начисляется сразу документом заказ-наряд.

Можно создавать “Платежную ведомость” в ней будут и мастер и менеджер

По ведомости можно создать расход из кассы и выплатить сотрудникам положенные им премии

Мониторинг и анализ продаж, контроль остатков

Руководитель теперь может проверять работу в компании несколькими способами.
В списке заказ-нарядов быстро отфильтровать завершенные и оплаченные заказы, таким образом можно оперативно наблюдать за процессом работы в программе — это наглядно и удобно.

Для получения практически любых данных в УНФ предусмотрены масса отчётов, например самый базовый и доступный для всех это отчет по продажам. Можно использовать его для начала, потом изучить и другие, выбрать то, что необходимо и удобно именно вам.

Для проверки и учёта израсходованного масла руководитель может открыть отчёт “Запасы”, посмотреть куда и что потратили по каждому заказу.

Анализ материалов заказчика

Помните как менеджер отмечал какое масло принес клиент в заказ-наряде в материалах заказчика? Так вот теперь руководитель может посмотреть какие именно виды автомасел так любят его клиенты.

Стандартного отчёта в 1С:УНФ нет, но зато есть такой инструмент, как универсальный отчёт, в него можно добавить нужные источники данных и получить то, что вам нужно, вот как например строку “материалы заказчика” из заказ-наряда. Теперь руководителю видно что нужно заказывать, чтобы заработать больше. Заказы можно создавать с помощью “Заказ поставщику” в разделе “Закупки”

Закупка на основе продаж

Для заказа масла на основе продаж необходимо запустить инструмент с названием “Закупка товаров” из раздела “Закупки” и нажать на кнопку рассчитать. Программа посчитает сколько дней товар был в продаже, какой остаток и сколько нужно по прогнозу на указанный вами период. Теперь мы легко увидим сколько и какого масла продано и у какого поставщика это масло закупается.

Здесь же можно сформировать заказы на данный товар по рекомендованному количеству, нажав сформировать заказы. Их можно найти и проверить на соседней вкладке или в разделе “Закупки”, “Заказы поставщикам”.

Монитор руководителя

И наконец, как вишенка на торте, для руководителя можно настроить под себя окно при входе в программу, который так и называется — “Монитор руководителя”. Можно настроить вид этого инструмента под себя, это просто, попробуйте сами

Спасибо всем, кто добрался до конца нашей подробной инструкции!

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики “1С:Управление нашей фирмой”

Если у вас есть вопросы или предложения пишите комментарии или обращайтесь за внедрением и поддержкой к нашим специалистам.