Автоматизация бизнеса, Инструкции 1С

Автоматизация бизнеса «Автосервис по замене масла» с помощью «1С:Управление нашей фирмой»

1С УНФ Автоматизация бизнеса Автосервис по замене масла

Разберем пример по автоматизации бизнеса на примере автосервиса. Представим что условная организация оказывает услуги по замене масла, продает его и другие расходные материалы. Такой типичный автосервис по замене масла с продажами. Подготовили подробную инструкцию как вести учет и автоматизировать работу такого бизнеса в программе 1С:УНФ.

По этой инструкции можно примерно понять что такое УНФ, предварительно оценить некоторые возможности этой программы или даже попробовать самостоятельно настроить автоматизацию в автосервисе.

Предварительные настройки

Заполним все нужные данные по организации в разделе «Компания» — «Реквизиты организации»

1с унф - заполним данные о компании

Настройки функционала открываются в разделе «Главное» — «Еще больше возможностей».
Указываем что у нас «Несколько направлений деятельности» в разделе «Компания»

1с унф - настройка раздел компания

Создадим направления в разделе «Компания» — «Все справочники» — «Направления деятельности»

1с унф - создание направлении деятельности

Вернемся в настройки. Для включения возможности отображения моторного масла канистрами укажем что у нас несколько единиц измерения.

1с унф - настройки раздел закупки

В разделе «Работы» включим «Выполнение работ и оказание услуг», а также поставим галку напротив «Планировать загрузку ресурсов» — это позволит вести запись клиентов на замену масла по времени.

1с унф - настройки раздел работы

 

Сотрудники их должности и сменный график сутки через трое

Так как у нас работают сотрудники, то включаем соответствующий раздел «Управление персоналом, начисление зарплаты»

1с унф - настройки раздел зарплата

У сотрудников будут разные должности, поэтому нужно создать и их. Откроем список «Должности» из раздела меню «Зарплата». Создадим директора, мастера и менеджера.

1с унф - должности

Также у сотрудников должны быть графики работ, например у мастеров будет график сутки через трое. Создадим их в программе.

В разделе «Зарплата» откроем графики работы и создадим в нем шаблон расписания, укажем что график сменный, часы работы с 9 до 9 следующего дня, праздники учитывать не будем.

1с унф - шаблон графика работы сутки через трое

Применим шаблон к графику и сделаем график для первой смены с датой отсчёта с 01.01.2019

1с унф - график работы 1 смена

Для второй смены сделаем график с тем же шаблоном, но начиная отсчет с 02.01.2019

1с унф - график работы 2 смена

Те же действия проводим для 3 и 4 смен, начиная с 3 и 4 числа соответственно. Получаем 4 готовых графика для учёта работы наших мастеров

1с унф - графики работы сотрудников

 

Свои виды начислений для премий сотрудникам автосервиса

Для менеджера по продажам будем считать начисление премий за продажу масла по 10% с продаж, и еще добавим премию за выполненные работы, например 5%. В УНФ есть только стандартное начисление от суммы продаж по ответственному менеджеру, поэтому раздельное премирование нужно сконструировать самостоятельно.

Для разделения двух премий оговорим, что все работы будут записаны в номенклатуре с направлением деятельности «Услуги по замене масла», а масло и товары на продажу с направлением «Продажа масла и других материалов».

Теперь можем настроить для нашего нового менеджера его начисления.
Создадим сначала начисление для учета по продажам масла, откроем в блоке «Зарплата» «Виды начислений и удержаний», скопируем «Процент от продаж по ответственному».

1с унф - скопируем вид начисления

Изменим название, затем нажимаем значок редактирования формулы и выбираем из списка «Сумма продаж по ответственному», нажимаем скопировать с помощью правой кнопки

1с унф - скопировать формулу расчета

В новом документе изменим название и снимем галку «Задавать значения при расчёте зарплаты». На вкладке запрос, нажимаем «Редактировать запрос»

1с унф - параметр расчетов

Далее откроем «Конструктор запроса» (внимание! Он доступен только в режиме «толстого клиента»).

В конструкторе запроса переходим на вкладку «Условия» из левой части переносим в правую часть «НаправленияДеятельности» (из раздела Номенклатура)

1с унф - конструктор запроса

Нажимаем внизу «Ок». Теперь в запросе переходим на вкладку «Параметры» и внизу находим новую строку с номером 10 в значениях находим «Направления деятельности», открываем и выбираем наш вид — «Продажа масла и других материалов»

1с унф - редактируем параметр запроса

Нажимаем записать и закрыть, вернувшись в начисления и удержания меняем формулу в запросе, указывая новый показатель

1с унф - новый показатель для расчета зарплаты

Нажимаем Ок, затем сохраняем наш новый вид начисления за проданные товары. Сами проценты, в нашем случае 10% мы поставим при добавлении конкретному менеджеру при приеме на работу.
Для создания вида начисления для премии по услугам скопируем наш новый вид начисления и параметр расчётов и в нем укажем направление деятельности «Услуги по замене масла»

1с унф - новый параметр расчета зарплаты

Теперь у нас есть два собственных вида начисления для менеджера.

А мастерам мы будем начислять по 300 рублей за каждую выполненную замену масла. Для этого подойдет типовой вид начисления «Сдельная оплата (фиксированная часть)».

Создание в программе пользователей и сотрудников

В разделе настроек программы «Администрирование» перейдем по ссылке «Пользователи» и создадим нашим сотрудникам рабочие места в программе.

1с унф - создание пользователя

Далее через вкладку «сотрудники пользователя» перейдем к созданию сотрудника и приему его на работу, с указанием даты приема, должности и графика

1с унф - прием сотрудника на работу
Указываем в начислении «Сдельная оплата (фиксированная часть)» и сумму 300 рублей, которую будет получать мастер за каждую замену масла

1с унф - назначение сотруднику вида начисления

Создадим таким образом еще 3 мастеров, у каждого будет своя смена по графику.

Теперь перейдем к приему менеджера, для него укажем созданные ранее начисления для начисления премии по продаже за товары и услуги

1с унф - два вида начисления для менеджера

Создание «ресурсов» для планирования заказов

«Ресурс» служит для планирования загрузки любых ресурсов на предприятии, в том числе и сотрудников. Создаем для каждого мастера «Ресурс», указываем сотрудника, календарь сотрудника, мощность ресурса оставим равной 1, а шаг планирования зададим равным 30 минутам — такое время нужно на стандартную работу по замене масла.
Внизу отмечаем, что загрузка ресурса только в рабочее время и график ресурса будет соответствовать графику выбранного сотрудника.

1с унф - создание ресурса

Повторим создание «ресурса» для остальных мастеров.

Создание товаров и услуг

Создадим номенклатуру. Для начала масло для замены. Оно приходит от поставщика в канистрах по 4,5,20 литров, поэтому будем использовать дополнительные единицы измерения, которые мы включали в настройках ранее. В основной единице измерения выбираем литры (если их нет по умолчанию, то можно быстро добавить их в справочнике).

1с унф - создание номенклатуры

При создании единиц измерения назначаем коэффициент пересчета к основной единице. Для 4-литровой канистры указываем коэффициент 4

1с унф - дополнительные единицы измерений в карточке

Теперь оприходуем масло от поставщика по накладной с разными единицами измерения, проверим как это работает

1с унф - приходная накладная с разными единицами измерения

И проверяем по отчету Остатки по складу, что всё верно

1с унф - отчет остатки по складу

Добавим в номенклатуру услугу по замене масла. Укажем необходимые параметры, стоимость, выберем нужное направление деятельности «Услуга по замене масла»

1с унф - добавление направления деятельности в номенклатуру услуги

Процесс оформления сделки менеджером

Итак, перейдем непосредственно к работе. Начнем с менеджера. Представим, что у нас есть запись на замену масла по времени и менеджеру звонит клиент и уточняет свободное время на 5 число. Менеджер открывает «Журнал записи» из блока CRM и выбирает в календаре нужную дату. Видит какой мастер будет работать и какое время уже занято — оно отмечено желтым цветом.
Согласовывает с клиентом время на 11-30 и нажимая правой кнопкой по нужному времени выбирает «Создать событие»

1с унф - создания события из журнала записи

В событии пишет кратко что хотел клиент и записывает его контактный номер, можно указать важность, основание, выбрать в контрагентах клиента, если он постоянный и уже есть в базе

1с унф - создание события запись клиента

На вкладке ресурсы сразу будет указан мастер и время планируемой работы.
Записывем и закрываем документ. Всё — запись готова. Ждем клиента в назначенное время.

1с унф - вкладка ресурсы события запись

 

Когда наш клиент приезжает к назначенному времени, менеджер открывает список событий, находит в нем нужное событие и на основание его создает Заказ-наряд.

Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) автоматически добавляются в заказ-наряд на вкладку «Ресурсы»

1с унф - создание заказ наряда

На вкладке «Работа» менеджер добавляет из номенклатуры услугу «Замена масла»

1с унф - заказ наряд вкладка работы

Если менеджер допродал покупателю масло или другой товар «с собой», то на вкладке «Товары» можно сразу их указать

1с унф - заказ наряд вкладка товары

Бывает такое, что покупатель может приехать со своим маслом и попросить залить его. Тогда указываем это в «Материалах заказчика». Эта информация может пригодится для заказа масла, которого нет в наличии.

1с унф - заказ наряд вкладка материалы заказчика

На вкладке «Зарплата исполнителей» в нижней части менеджер добавляет нужного мастера. Сумма начисления проставляется автоматически

1с унф - заказ наряд вкладка зарплата

Менеджер проводит расчёт с клиентом и получает оплату. Записывает документ.

 

Мастер выполняет заказ-наряд

После этого мастер может найти в списке заказ-нарядов новый оплаченный документ (или это может делать менеджер, это зависит от того как выстроен бизнес-процесс в каждом конкретном случае)

1с унф - список заказ нарядов статус в работе

Проверяет в заказ-наряде что нужно сделать, проводит работы, указывает сколько и какое масло израсходовал (то что входит в услугу по замене) на вкладке «Работы» в нижней части документа. Это масло будет списано этим заказ-нарядом. Если есть типовой расход масла, то можно создать спецификации и заполнять расход материалов по ним.

1с унф - заказ наряд материалы на вкладке работы

и переводит заказ-наряд в состояние «Завершен», указывается на вкладке «Главное». Нажимает провести и закрыть, после этого происходит списания материалов, проданных товаров, начисление премии мастеру.

Начисление зарплаты руководителем

После того как работы провели и продажи состоялись руководитель может в разделе «Зарплата» провести расчёт по премии менеджеру документом «Начисление зарплаты». Для этого выбираем период и нажимаем «Заполнить и рассчитать»

1с унф - начисление зарплаты

Видим, что менеджеру начислены два вида премий 10 % и 5 % отдельно по товарам и услугам. А мастеру премия начисляется сразу документом заказ-наряд.

Можно создавать «Платежную ведомость» в ней будут и мастер и менеджер

1с унф - создание платежной ведомости

По ведомости можно создать расход из кассы и выплатить сотрудникам положенные им премии

1с унф - печать платежной ведомости

Мониторинг и анализ продаж, контроль остатков

Руководитель теперь может проверять работу в компании несколькими способами.
В списке заказ-нарядов быстро отфильтровать завершенные и оплаченные заказы, таким образом можно оперативно наблюдать за процессом работы в программе — это наглядно и удобно.

1с унф - список заказ нарядов статус завершен

Для получения практически любых данных в УНФ предусмотрены масса отчётов, например самый базовый и доступный для всех это отчет по продажам. Можно использовать его для начала, потом изучить и другие, выбрать то, что необходимо и удобно именно вам.

1с унф - отчет продажи

Для проверки и учёта израсходованного масла руководитель может открыть отчёт «Запасы», посмотреть куда и что потратили по каждому заказу.

1с унф - отчёт запасы

 

Анализ материалов заказчика

Помните как менеджер отмечал какое масло принес клиент в заказ-наряде в материалах заказчика? Так вот теперь руководитель может посмотреть какие именно виды автомасел так любят его клиенты.

Стандартного отчёта в 1С:УНФ нет, но зато есть такой инструмент, как универсальный отчёт, в него можно добавить нужные источники данных и получить то, что вам нужно, вот как например строку «материалы заказчика» из заказ-наряда. Теперь руководителю видно что нужно заказывать, чтобы заработать больше. Заказы можно создавать с помощью «Заказ поставщику» в разделе «Закупки»

1с унф - универсальный отчёт по материалам заказчика

 

Закупка на основе продаж

Для заказа масла на основе продаж необходимо запустить инструмент с названием «Закупка товаров» из раздела «Закупки» и нажать на кнопку рассчитать. Программа посчитает сколько дней товар был в продаже, какой остаток и сколько нужно по прогнозу на указанный вами период. Теперь мы легко увидим сколько и какого масла продано и у какого поставщика это масло закупается.

1с унф - заказ товаров

Здесь же можно сформировать заказы на данный товар по рекомендованному количеству, нажав сформировать заказы. Их можно найти и проверить на соседней вкладке или в разделе «Закупки», «Заказы поставщикам».

Монитор руководителя

И наконец, как вишенка на торте, для руководителя можно настроить под себя окно при входе в программу, который так и называется — «Монитор руководителя». Можно настроить вид этого инструмента под себя, это просто, попробуйте сами

1с унф - монитор руководителя

 

Спасибо всем, кто добрался до конца нашей подробной инструкции!

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики «1С:Управление нашей фирмой»

Если у вас есть вопросы или предложения пишите комментарии или обращайтесь за внедрением и поддержкой к нашим специалистам.

 

2 комментария к “Автоматизация бизнеса «Автосервис по замене масла» с помощью «1С:Управление нашей фирмой»

  1. Курбан:

    здравствуйте, отправьте пожалуйста ссылку на пробный период автоматизация пункта замены масла

    1. Вы можете протестировать программу 1С:УНФ в течение 30 дней бесплатно,
      для этого зарегистрируйтесь на этой странице https://rosskey.ru/unf.html
      Настройки для «пункта замены масла» можно сделать по примеру описанному в статье выше…

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *